1. Ethän ammu viestintuojaa

Kehitysehdotuksien ja jopa räikeiden epäkohtien esillenostamista pelätään yllättävän monessa organisaatiossa. Enkä tarkoita nyt viimeaikaisia uutisia tietyistä hoiva-alan yrityksistä, joissa epäkohtien mainitsemisesta on tullut verokortti kouraan ja poliisitutkinnalla uhkailut perään. Tarkoitan ihan tavallisia organisaatioita, joissa on voitu jopa voittaa laatu- tai työtyytyväisyyspalkintoja. Ruokatunnilla kyllä nuristaan typeristä käytännöistä ja tupakkapaikalla on listattu tietoturvariskejä, joita johto ei tiedä edes olevankaan. Miksei sitten valiteta virallista tahoa pitkin, jotta asialle (ehkä) tehtäisiinkin jotain? 

Yleisin huomaamani syy on kiire. Joissakin tapauksissa kehitysidean kirjaaja saa ”palkinnoksi” lisätyötä. Eli kun hän kirjaa ideansa tai tietoturvauhkan ylös, hän joutuukin yhtäkkiä korjaaman asian itse. Tämä on saanut jo valmiiksi ylikuormittuneet työntekijät pitämään asiansa omana tietonaan.

Toinen yleinen syy on kiire. Kehitysideoita ei nimittäin välttämättä (ehditä?) käsitellä niiden esille nostamisen jälkeen mitenkään. Ainakaan niin, että se näkyisi asiasta alunperin huolestuneelle työntekijälle. Monesti on siis tohinalla rakennettu kehitysideoiden tai tietoturvauhkien keruuprosessi, mutta keräämisen jälkeen ei ehditä tekemään mitään – tai ainakaan viestimään tekemisistä aloitteentekijälle. Tämän tietenkin voi helposti ratkaista sillä, että työnantaja käyttää direktio-oikeuttaan ja laittaa idean isän tai äidin itse korjauspuuhiin. Siinä ainakin viesti kulkee. 

Kiirettä helpottaisi, jos asioita korjattaisiin ja hypättäisiin sen pyörän selkään sen vierellä juoksemisen sijaan. Ihmisillä sitäpaitsi on yleensä myötäsyntyinen halu auttaa asiakkaita ja tehdä työympäristöstään parempaa. Kehitysideoiden ja epäkohtien kirjaamisesta ei siis tule sanktioida lisätyöllä tai mustan aukon epätietoisuudella. Oma lukunsa on toki sitten vielä nämä ääritapaukset, joissa työntekijät uhkaillaan hiljaiseksi. Siinä mennään jo pahuuden puolelle.

2. Viesti kuin ihminen ihmiselle

Organisaatioiden välillä ja sisällä ihmiset viestivät toisille ihmisille. Jos ei nyt siis huomioida konekielisiä tiliotteita ja muuta ATK:n välityksellä tapahtuvaa informaationkulkua. Silti dokumentit, koulutukset ja infokirjeet saattavat vaikuttaa tekoäly(ttömyyde)n kirjoittamilta. Joskus tulee olo, ettei esimerkiksi strategiaviestintää ole johto sisäistänyt itsekään, sillä se saatettu jättää täyteen lyhenteitä ja päivän kuumimpia muotisanoja omituisiin yhteyksiin. Työntekijälle jää tuskin myöskään paljon käteen tietoturvakoulutuksesta, jossa hyberkyberstrategiakonsultti kertoo kuinka ”maltsu osaa morphata ja spredata clienttien välillä eikä perimetrisestä defenssistä ole mitään hyötyä edes c&c liikenteen estämiseksi”. Okei, kärjistetty esimerkki. En tiedä edes itsekään mitä tuo tarkoitti, sillä sain sen pyynnöstä mieheltäni Jiriltä.

Oli kyse sitten asiakkaalle suunnatusta palvelukuvauksesta tai laaturvakäsikirjasta (tai perinteisesti laatukäsikirjasta ja tietoturvakäsikirjasta erikseen), niin kannattaa viestiä ihmiselle. Ei kasvottomille asiakas- tai työntekijämassoille. Yleensä tässä ollaankin nykyaikoina jo parempia. Kuitenkin vielä esimerkiksi ISO-standardeja tulkitaan usein niin, että toimintajärjestelmään liittyvät dokumentit kuuluu kirjoittaa yhtä virallisen kuivasti kuin itse standardin vaatimustekstit. Ei tarvitse. Eikä varsinkaan kannata. Kapulakielisiä, pitkiä tekstejä ei kukaan jaksa lukea, eikä se varsinaisesti lisää todennäköisyyttä ohjeiden noudattamiselle.

3. Mittaa enemmän nykyhetkeä

Auton mittaristo on ainakin ajokortillisille hyvin tuttu. Autoa ajaessa on tärkeää tietää oma nopeutensa ja paljonko polttoainetta on vielä jäljellä. Välillä on kiinnostavaa seurata viimeisimmän sadan kilometrin aikana ollutta keskikulutusta, mutta se vaikuttaa ajamiseen yleensä suhteellisen vähän. Ajaessa seurataan tiiviisti muuta liikennettä ja ajoreittiä. Kehittyneet navigaattorit löytävät nopeimmat reitit ja ohjaavat kiertämään ruuhkasumput.

Kun rakennetaan ja pällistellään laaturvaan liittyviä mittareita, on toki hyvä seurata myös mennyttä. Kuten autolla ajaessa, peruutuspeiliin vilkaisu silloin tällöin on tärkeää. Tärkeämpää kuitenkin on miettiä mikä juuri nyt on kriittistä. Miten jonkin asian kehittyminen nykyisellä vauhdilla ja tavalla voi vaikuttaa tulevaisuuteen? Millaiset hälytysrajat laitamme päälle? Ja ennen kaikkea, onko meillä toimintasuunnitelma valmiina, jos mittari rävähtää punaiselle? Pitäisikö ehkä painaa kaasua vai jarrua jo, kun mittari menee keltaiselle?

Liikennevalot auttavat päätöksenteossa.
Yksinkertaiset mittarit auttavat tekemään päätöksiä nopeammin.

4. Anna tietokoneiden hoitaa tietokoneiden hommat

Digitalisaatio, tekoäly, big data, IoT… Valitse tästä itsellesi mieluisin ”buzzword” ja hanki aiheesta strategisti-kouluttaja-konsultti paikalle.

Tai.

Ota selvää mitä työntekijöiden päivään tällä hetkellä kuuluu. Latooko siellä joku päivittäin tietojärjestelmästä saadun excelin kulmia toiseen asentoon ja lähettää sen sähköpostilla kollegalle, joka tallentaa excelistä kolme ylintä riviä tietojärjestelmään? (Tämä ei valitettavasti ollut tuota hyberkyber-tapausta vastaava kärjistetty esimerkki, vaan tapaus ihan elävästä elämästä.)

Isojakin ”matalalla roikkuvia hedelmiä” löytyy kehittämiskohteiksi tietojärjestelmättömyyksien parista yllättävän paljon. Ja vaikka kahden työntekijän päivittäin turaama viiden minuutin kestoinen rutiinihomma ei kuulosta paljolta, se on sitä vuositasolla. Lisäksi se on a) on virhealttiimpaa ja b) pois jostain järkevämmästä, jonka ihminen voi tehdä ATK:n sijaan. Ja kyllä, tietojärjestelmien väliset integraatiot maksavat joskus niin paljon, että excel-ihminen-sähköposti-ihminen-excel on katsottu ainakin jossain vaiheessa halvemmaksi. Mutta onko tämä enää totta vai mutua? Asia kannattaa haastaa ja heivata siitä nyt vähintään se sähköpostirumba välistä, jos ei muuta.

5. Ota tarvittaessa ammattilainen mukaan avuksi

Meiltä HITHAsta saa apua niin mittareiden rakentamiseen kuin laaturva-asioista selkokielisesti viestimiseen. Myös prosesseja ja järjestelmiä osaamme viilailla järkeviksi – rakkaudesta lajiin ja rakkaudesta onnellisiin työntek… ihmisiin. Organisaatio, jossa HITHA (lue nimemme tarinasta täältä) toteutuu, on HOTHA = Hyville Organisaatioille Tapahtuu Hyviä Asioita. Kaikki lähtee kuitenkin ihmisistä.

 

Close Menu